Twizzit instellen voor mijn organisatie: 10 stappen

Help center > Twizzit instellen voor mijn organisatie: 10 stappen

Waarom 'Twizzit instellen voor mijn organisatie'

Goed begonnen is half gewonnen, toch? Daarom helpen we je graag bij het opstarten. We leren je stapsgewijs hoe je Twizzit instelt volgens de noden van jouw organisatie. Zo kan je vlot van start gaan en optimaal van Twizzit gebruik maken.

Kort samengevat gaan we door de volgende stappen. We zetten de instellingen op punt, voegen contacten toe, maken groepen aan, vullen de agenda in en starten de inschrijvingen op. Verder leren we toegangen instellen, gebruikers uitnodigen en communiceren met leden. Tot slot leggen we je uit waar je een antwoord vindt op je Twizzit vragen.

STAP 1. Instellingen op maat van jouw organisatie

Elke organisatie is uniek en daar hebben wij bij Twizzit uiteraard ook oren naar. Vandaar dat we jou de mogelijkheid geven alle instellingen zelf te beheren. Via de module instellingen kun je die instellen zoals je wil. Dit is een belangrijke opstartstap omdat het de basis vormt om andere modules in Twizzit optimaal te kunnen gebruiken.

De oplijsting hieronder geeft een overzicht van enkele van de vele mogelijkheden binnen de Twizzit instellingen. Daarna volgen de bijhorende artikels die je uitleggen hoe je de gewenste instellingen correct implementeert

  • Bij 'contactgegevens' kan je de gegevens van jouw organisatie eenvoudig zelf instellen/aanpassen. Verder beheer je zelf wie de 'admins' van jouw organisatie zijn. Admins zijn gebruikers die volledige toegang hebben tot het systeem, en vragen kunnen stellen aan het Twizzit support team. De personen die je als admin wil toevoegen, dien je natuurlijk eerst toe te voegen aan Twizzit als contact. Daarnaast kan je later dankzij een uitgebreid toegangsbeheer concrete toegangen geven tot specifieke functionaliteiten aan zij die dat nodig hebben in jouw organisatie. 
  • Bij instellingen kan je verder bij ‘logo en kleuren’ je Twizzit account personaliseren.
  • Bepaal bij ‘talen’ welke talen je in Twizzit wenst te activeren.
  • Bij ‘login instellingen’ kun je de communicatie rond gebruikers uitnodigen bij Twizzit, wachtwoord vergeten en registraties naar wens personaliseren.
  • Seizoenen’ laten je toe om een historiek bij te houden van verschillende seizoenen en om te kunnen starten met het indelen van contacten in groepen.
  • Lidmaatschapstypes’ laten je toe om een onderscheid tussen verschillende leden te maken. Deze kunnen later gebruikt worden om verschillende lidmaatschapstarieven aan te rekenen én doelgericht te communiceren. 
  • Bepaal verder zelf welke gegevens je wenst te beheren binnen Twizzit via ‘extra velden’. Daarin kun je een medische attest opvragen of een ander document.
  • Via ‘groep categorieën’ kan je groepen onderverdelen in verschillende categorieën, zoals teams en werkgroepen.
  • Beheer welke soorten activiteiten er bestaan binnen de organisatie aan de hand van ‘activiteiten sub types’.
  • Via ‘contact functies’ kan je contacten linken aan groepen (vb. trainer, speler, etc.), activiteiten (organisator of deelnemer), families of bedrijven. Je kiest zelf hoe je de functies benoemt.
  • De functie ‘resources’ helpt je om het materiaal en accommodaties van jouw organisatie in kaart te brengen.
  • Bij ‘outfit’ kun je aangeven welke outfit het team voor welke activiteit dient te dragen.
  • Bij ‘aanwezigheidstypes’ bepaal je dat statussen van aanwezigheden.
  • Bij ‘nieuws categorieën’ kun je de artikelen in je nieuwsrubriek in categorieën opdelen.

STAP 2. Contacten toevoegen

Wanneer je instellingen op punt staan, is het tijd om je contacten toe te voegen. Contacten kunnen leden, ex-leden, supporters of relaties van de organisatie zijn. Dat kan door je database te importeren of contacten manueel toe te voegen. Met deze contacten zal je via Twizzit informatie communiceren, activiteiten plannen, en nog zoveel meer. 

Wil je meerdere contacten inladen? Vraag je dan eerst af welke gegevens jij van jouw leden in Twizzit wil verzamelen. Voeg de bijkomende velden toe als extra velden aan het tabblad in Twizzzit om ledenlijsten te importeren. Doe dat alvorens je contacten in te laden. Laad vervolgens je leden in met behulp van de reeds bestaande ledenlijst.

Hoe dat precies in zijn werk gaat, dat lees je in de artikels hieronder.

STAP 3. Groepen aanmaken

Segmenteer jouw leden met behulp van groepen voor een vlotte organisatie en communicatie

In stap 1 legden we je uit hoe je de instellingen voor groepen correct instelt voor jouw organisatie. Nog niet gedaan? Klik dan hieronder eerst op het artikel 'groep categorieën'. Vervolgens maak je nieuwe groepen aan en wijs je ook contacten toe aan deze groepen. Kies zelf of je dit manueel wenst te doen, of automatisch op basis van voorwaarden of combineer beide werkwijzen. 

STAP 4. Agenda opstellen

Centraliseer alle activiteiten van de club in één agenda. Zo krijg je een duidelijk overzicht van wat er op de planning staat.

Stel eerst in welke types activiteiten (activiteiten sub types) er in jouw organisatie bestaan, indien je dat in stap 1 nog niet hebt gedaan. Maak vervolgens activiteiten aan binnen deze types. Daarna link je de betrokken groepen of contacten aan deze activiteiten, zodat deze zichtbaar worden in hun persoonlijke agenda. Geef gebruikers de mogelijkheid hun aanwezigheid voor de activiteit aan te geven en bepaal hiervoor zelf de beschikbare statussen. De artikels hieronder helpen je verder bij het implementeren van deze functies.

STAP 5. Inschrijvingen opstarten

Ga van start met inschrijvingen en vraag zo op een overzichtelijke manier informatie van jouw leden op. Maak het eerste formulier aan, voeg velden toe aan dit formulier, en ontdek de mogelijkheden van deze formulieren gaande van online betalingen tot het genereren van e-tickets en de automatische verwerking van deze inschrijvingen in de artikels hieronder.

STAP 6. Toegangen instellen

Bepaal wie toegang krijgt tot welke functionaliteiten in Twizzit. 

STAP 7. Gebruikers uitnodigen

Nodig gebruikers in jouw organisatie uit om zich in te loggen met hun Twizzit-account. Vervolgens kunnen zij hun persoonlijke agenda raadplegen, communiceren met anderen via de Twizzit-chat, hun persoonlijke informatie aanpassen, inschrijven voor evenementen en nog veel meer.

STAP 8. Communiceren met leden

Communiceer met leden door gebruik te maken van de Twizzit chat. Start hier (groeps)gesprekken, stuur documenten door of organiseer eenvoudig polls.

STAP 9. Knowledge base

Zo, de fundamenten van je club platform staan er. Ga nu verder op ontdekking in onze 'knowledge base'. Ontdek er niet alleen de eindeloze mogelijkheden, maar ook hoe de verschillende modules en functionaliteiten in Twizzit precies werken. Houd verder zeker ook onze knowledge base in de gaten voor updates en nieuwe functionaliteiten, want 1 ding is zeker: bij Twizzit zitten we niet stil!

 

STAP 10. Support

Een vraag waar je geen antwoord op vindt in onze 'knowledge base'? Support to the rescue! In onze ‘support’ module kun je je vraag insturen en eenTwizzit medewerker helpt je dan zo snel mogelijk verder.